Jolanda Pikkaart tekstschrijver freelance journaliste en schrijfster
 
Artikelen > Personeelsbeleid > Is timemanagement de oplossing bij hoge werkdruk?

Is timemanagement de oplossing bij hoge werkdruk?

Al jaren stijgt de werkdruk in Nederland. De top lijkt nu bereikt.Nergens ter wereld zitten zoveel mensen thuis, omdat ze aan hoge werkdruk ten onder gaan. Hoog tijd dus voor een betere planning van onze werkzaamheden, timemanagement kan daarbij ondersteunend zijn.

Werkdruk op hoogste niveau?
Hoe ontstaat hoge werkdruk?
Symptomen van hoge werkdruk
Timemanagement
Hoe begin je met time management?
'Zelfdiscipline is heel belangrijk'
Meer lezen?
Links


Werkdruk op hoogste niveau?
De werkdruk in Nederland is waarschijnlijk op het hoogste niveau. Zeker tien procent van de werknemers gaat volgens CBS gebukt onder te hoge werkdruk. Volgens de loopbaanenquête 2000 van newmonday.com heeft driekwart van de hogeropgeleiden last van hoge werkdruk. En bijna een kwart zegt vrijwel altijd met een te hoge werkdruk te maken te hebben. 'Onze westerse samenleving is zeer complex. De hoeveelheid mogelijkheden en informatie waarover we kunnen beschikken is enorm,' is de mening van Harma Groeneweg, professional organizer. Zij helpt mensen hun werkdruk te verlagen door het toepassen van timemanagement. Het nieuwe statussymbool voor goedbetaalde tweeverdieners is dan ook vrije tijd. Maar hoe zorgen we voor meer vrije tijd?

naar boven

Hoe ontstaat hoge werkdruk?
'Er is te veel werk en er zijn te weinig collega's om het werk uit te voeren,' meldt Groeneweg. Daarnaast speelt de persoonlijke werkstijl een grote rol. Bij hoge werkdruk kunnen werknemers structureel de problemen niet meer oplossen. Daarom voldoen ze niet meer aan hun functie-eisen. Dit ligt niet zo zeer aan de taken, maar vooral de onmogelijkheid om problemen op te lossen. 'Mensen die niet naar anderen wijzen en zichzelf kritische vragen stellen ervaren bij dezelfde werklast vaak minder werkdruk, dan diegenen die alles maar op zich af laten komen,' zegt Peter Vos manager culture development bij TMI Nederland.

De belangrijkste oorzaak van tijdgebrek ben jezelf. Onbewust zorg je voor heel wat oponthoud op een dag. En vaak verzin je daar ook nog allerlei excuses voor. Wat zijn die tijdrovers?

  • Uitstel van activiteiten,
  • Telefoontjes en e-mail,
  • Vergaderingen zonder agenda en eindtijd,
  • Een rommelige werkplek,
  • Gebrek aan planning.

Peter Vos:' Hoge werkdruk en vermoeidheid worden niet veroorzaakt door datgene wat iemand gedaan heeft. Het zijn de gedachten aan wat nog allemaal gedaan moet worden'.

naar boven

Symptomen van hoge werkdruk
Er zijn diverse symptomen aan te geven, die wijzen op (te)hoge werkdruk.

  • Te veel taken, te weinig tijd,
  • Niet toekomen aan belangrijke taken,
  • Een gevoel van stress en een gebrek aan controle,
  • Het gevoel hebben dat je niet aan je werk bent toegekomen,
  • De kwaliteit van je werk neemt af,
  • Je legt de oorzaak bij anderen,
  • Je raakt minder betrokken,
  • Je meldt je ziek.

Af en toe hoge werkdruk is niet erg. Dat houdt je scherp, maar chronische werkdruk kan problemen veroorzaken.

Zelf kun je ook schuldig zijn aan dit probleem. Veel klusjes werken als valkuil.
Bijna de helft van de werktijd wordt besteed aan nota's schrijven, nota's lezen, vergaderen en coördineren. Mensen nemen te veel werk aan. Zaken worden niet afgewerkt door gebrek aan zelfdiscipline. En overdreven perfectionisme levert meestal alleen maar meer werkdruk op. Als je zonder plan aan het werk gaat en adhoc je taken afhandelt, blijven waarschijnlijk de belangrijkste zaken liggen. Timemanagement is een vorm van tijdsbeheersing waarbij je meester bent over je eigen tijd en je tijd niet over jou.

naar boven

Timemanagement?
Timemanagement is een goede manier om dingen in banen te leiden. 'Het leert je onder meer het belang van overzicht en controle op je eigen werk', zegt Vos. Als je effectief met je tijd omgaat, geniet je meer van je vrije tijd. Als je overdag last van stress hebt, dan is het moeilijk dat 's avonds los te laten. 'Vergeet niet, timemanagement is geen doel op zich, maar een hulpmiddel', aldus Groeneweg.

Wat we willen is de juiste balans tussen werk en privé. En het bereiken van onze doelen en plannen. Tijdens een cursus timemanagement leer je vooral om prioriteiten te stellen en je daaraan te houden.
'Realisme in vooral dagelijkse doelstellingen en taken helpt mensen 'vinkjes' zetten en voorkomt problemen door onafgemaakte taken', geeft Vos ons als advies.

naar boven

Hoe begin je met time management?
Vos adviseert om te beginnen met het stellen van prioriteiten. 'Het principe van beginnen bij jezelf helpt je realistisch naar je situatie kijken.' Analyseer je werkdag. Neem een vel papier en houdt één à twee weken elke vijf minuten bij, waarmee je bezig bent. Dus ook een telefoontje tussendoor. Vermeld alle activiteiten en de tijd die je ervoor kwijt bent. Geef elke activiteit een prioriteit en schrijf achteraf op of je de taak ook had kunnen delegeren. Bekijk de lijst goed en kijk waar je verloren tijd blijft.

Groeneweg denkt aan dagelijks kleine stapjes. 'Neem de eigen situatie kritisch onder de loep en maak een plan van aanpak. Besteed dagelijks aandacht aan verbeteringen. Verandering van gewoonte en gedrag heeft tijd nodig.'

Volgens Vos is de kortste definitie van timemanagement:'de goede dingen goed doen'. 'Als je weet wat voor jou de juiste dingen zijn, dan kun je gaan bepalen hoe je ze slimmer kunt doen. Jezelf zaken voornemen en ze uitvoeren zien sommige experts als het summum van timemanagement.'

naar boven

'Zelfdiscipline is heel belangrijk'
Duikje Schaefer (47) was voorheen office manager bij een grote gloeilampenfabriek in het zuiden van het land. Ze had last van extreem hoge werkdruk en werkte zo'n 70 à 80 uur per week. De hoge werkdruk ontstond doordat de afdeling opeens heel snel uitbreidde. Toen er nog niet voldoende aanbod was, was inefficiënt werken geen probleem. Daarna nam het aanbod van werk sterk toe en ontstonden er problemen.

'De omslag kwam toen ik me realiseerde dat ik mezelf voor acht uur per dag verhuurde. De tijd erna was mijn tijd!,' bekent Schaefer. De sfeer op de afdeling was op dat moment slecht. Ook gingen steeds meer werknemers zich ziekmelden. Schaefer:'Ik was dus al te laat. Eerst heb ik de situatie geanalyseerd. Hoe kon het zover komen? En hoe zou ik het kunnen verbeteren?'

Het is belangrijk dat de hoeveelheid werk eerlijk verdeeld is. 'Aangezien mensen nu eenmaal veel ingesleten patronen hebben, waren communiceren en timemanagement de enige tools die ik kon toepassen,' aldus Schaefer. Maar de belangrijkste stap was de uitvoering van de nieuwe plannen. De organisatie moet zich aan de afspraken houden. 'Dat was niet altijd makkelijk, maar reduceerde wel het aantal uren op kantoor en maakte mijn eigen leven waardevoller,' glimlacht Schaefer.

Volgens Schaefer is timemanagement een oplossing bij het structureren van werkzaamheden. 'Ik heb timemanagement gebruikt voor het in kaart brengen van de inefficiënte plekken in de stroom van handelingen in een organisatie. Dit heeft mij geholpen om de werkdruk te verlagen.' Na veel communicatie, tact en doorzettingsvermogen was iedereen tevreden.Wat is prettiger dan werk te doen wat je goed ligt?

Schaefer heeft ook adviezen. 'Zelfdiscipline is heel belangrijk. Timemanagement begint met het ontwerpen van formulieren en dan het bijhouden van een logboek. Bij de formulieren ben je voortdurend bezig met de vraag 'waar ben ik mee bezig' en 'wat wil ik meten'? Het invullen van een logboek, om te meten waar de knelpunten liggen wordt meestal in eerste instantie gezien als verloren tijd. Tijd die je beter kan besteden om te 'werken'. Maar zoals bijna alles in het leven gaat de kost voor de baat uit. En als je je logboek regelmatig bijhoudt heb je er alleen maar plezier van.'

'En verder is een flinke dosis relativeringsvermogen niet onwenselijk. En zorg vooral dat je plezier houdt in dat wat je doet. En als je op een nieuwe werkplek komt, schrijf dan meteen op wat je verbaast en schrijf dit op. Handelingen verrichten wordt zo snel een gewoonte. Dus blijf er altijd op een kritische manier naar kijken, daar kun je een hoop tijdwinst uit halen', is de laatste tip van Schaefer.

naar boven

Links
Met effectief vergaderen is veel tijdswinst te behalen.
Een hulpmiddel bij timemanagement is een speciale planagenda of cursus timemanagement.
Hulp nodig bij je dagelijkse organisatie? Harma Groeneweg is Professional Organizer.
Werken tot je er bij neervalt. Volgens werkgevers wordt hoge werkdruk niet door het werk veroorzaakt.

naar boven

Meer lezen?

  • Steven Covey, Prioriteiten ISBN 90 254 1467 2
  • Denise Hulst, Veel te doen, weinig tijd? ISBN 90 274 7279 3
  • I. Fleming, Timemanagement ISBN 90 269 6891 4

Lees de "Tips op een rij"

Verschenen in Intermediair online

10 juli 2001

©Jolanda Pikkaart.